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Planung, Konzeption und Organisation von Firmenevents & Firmenveranstaltungen

Full-Service-Eventmanagerin für die Planung von Tagungen, Konferenzen, Kongressen, Messen & Betriebsfesten

Die Planung und Organisation Ihrer Firmenveranstaltung hängt maßgeblich von der Art des Events ab. Denn Kundenveranstaltungen benötigen einen anderen Rahmen als Mitarbeiterveranstaltungen. Und Wissens- sowie Informations-getriebene Firmenevents wie Tagungen, Kongresse und Konferenzen müssen anders geplant und organisiert werden als Betriebsfeste und Firmenfeiern, auf denen der Spaß und das Miteinander im Vordergrund stehen.

Um die anstrengende Arbeitsatmosphäre von Tagungen, Konferenzen, Messen und Kongressen für den Gast so angenehm wie möglich zu gestalten, stehen hier besonders die Rahmenbedingungen im Fokus: Eine stressfreie An- und Abreise der Teilnehmer, eine Location-nahe Unterbringung und gegebenenfalls ein entspannendes Rahmenprogramm, das den Austausch innerhalb der Gruppe fördert. So stellen Sie sicher, dass Sie die Teilnehmer nicht „unterwegs verlieren“ und damit die Ziele Ihrer geplanten Firmenveranstaltung auch optimal erreichen!

Ich plane, konzeptioniere, organisiere und manage folgende Firmen­veranstaltungen im Auftrag von Unternehmen und Event-Agenturen:

  • Tagungen
  • Konferenzen
  • Symposien
  • Kongresse
  • Messen
  • Ausstellungen
  • Hausmessen & Tage der offenen Tür
  • Gala-Abende
  • Jahresauftaktveranstaltungen
  • Sommerfeste
  • Weihnachtsfeiern
  • Firmenjubiläen
  • Betriebsfeste
  • etc.

Das Ziel bestimmt den Weg bei der Veranstaltungs­planung von Firmenevents!

Die wichtigsten Unterschiede zwischen den einzelnen Firmenveranstaltungen auf einen Blick

AG-Events-Eventmanagerin-Annett-Geselle-Tagungen

tagungen:

Das Hauptziel dieser regelmäßigen Mitarbeiterveranstaltungen ist vor allem, die Beschäftigten über neue Themen zu informieren und/oder in neuen Produkten und Anwendungen zu schulen. Neben der Informationsvermittlung steht zudem häufig auch die Motivation im Fokus.

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Konferenzen:

Diese Kundenevents dienen der geballten Wissensvermittlung mit dem Ziel der Information von Kunden und Anwendern über die eigenen Dienste, Services und Entwicklungen. Dafür bestehen Konferenzen meist aus gebündelten Workshops und Seminaren.

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Symposien:

Dies sind Fachvorträge und Diskussionsrunden, die in der Regel thematisch in größere Firmenveranstaltungen wie Tagungen, Konferenzen, Kongresse oder Messen eingeplant werden. Das Ziel ist die Wissensvermittlung und Information der Teilnehmer.

AG-Events-Eventmanagerin-Annett-Geselle-Kongresse

Kongresse:

Kongresse sind in der Regel mehrtägige Fachtagungen, Konferenzen und Fortbildungsveranstaltungen. Meistens werden zusätzlich auch Workshops mit eingeplant und eine begleitende Ausstellung relevanter Produkte und Dienstleister organisiert.

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Ausstellungen & Messen:

Die Organisation von Firmenevents wie Messen, Ausstellungen, Hausmessen und Tage der offenen Tür dient in erster Linie der gezielten Vorstellung der eigenen Leistungen, Produkte und Services sowie der publikumswirksamen Unternehmenspräsentation.

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Betriebsfeste & Firmenfeiern:

Bei Firmenfesten wie Gala-Abende, Firmenjubiläen, Sommer- und Weihnachtsfeiern steht nicht die Arbeit im Vordergrund, sondern der Spaß, die Gemeinschaft und das Get-Together. Kommen die Familien der Angestellten mit, kann eine Hüpfburg o.ä. organisiert werden.

Mehr Details zu meinen Aufgaben und Full-Service-Leistungen bei der Konzeption, Organisation und Betreuung von Schulungen, Fortbildungen, Mitarbeiter-Incentives und Teambuildings finden Sie hier:

Zu meinem Themenbereich „Schulungen, Webinare, Weiterbildungen und Fortbildungen“ (auch FSA- und CME-relevante Fortbildungsveranstaltungen für Ärzte, Apotheker, PTA und den Pharma-Bereich).

Zu meinem Themenbereich „Mitarbeiterevents, Teambuildings, Betriebsausflüge und Incentives“ zur Steigerung von Teamgeist, Motivation und Mitarbeiterbindung (auch jenseits der gängigen Indoor-Krimi-Events und Outdoor-Rafting-Angeboten!).

So funktioniert die Planung und Organisation Ihrer Firmen­veranstaltung:

Ablauf, Aufgaben und Leistungen meines Full-Service-Eventmanagements

Egal, ob Sie eine Full-Service-Agentur für die komplette Planung und das Management einer Konferenz, Tagung, Ausstellung, Messe, Kongress oder Firmenfeier benötigen, oder ob Sie nur eine punktuelle Unterstützung für der Organisation und Durchführung von Teilaufgaben benötigen. Als erfahrene Eventmanagerin mit Sitz nahe München, Bayern, unterstütze ich Sie kompetent und zielgenau nach Maß, von der reinen Recherche, dem Teilnehmermanagement oder der Betreuung vor Ort bis zur kompletten Projektleitung inklusive Nachbetreuung und Auswertung!

Ablauf und Aufgaben bei der Veranstaltungs­planung und Organisation Ihres Firmenevents

Phase I: Veranstaltungsplanung 

Briefing seitens des Kunden bzw. der beauftragenden Agentur

Wann soll welche Firmenveranstaltungsart wo und für wie viele Personen geplant und organisiert werden? Welches Ziel soll mit dieser Veranstaltung erreicht werden?

Recherche nach geeigneten Locations für das geplante Firmenevent (z.B. Tagungshotels und Veranstaltungslocations)

Erstellung einer Präsentation von mindestens drei verschiedenen Eventlocations (z.B. Entfernung, Kosten, Erreichbarkeit, Ausstattung), aus denen Sie dann frei wählen können.

Planung optionaler Zusatzbuchungen und Rahmenprogramme

Werden zusätzliche Services und Dienstleistungen benötigt, wie z.B. Catering, Teambuilding-Maßnahmen oder ein Abendessen in einem gehobenen Ambiente? Oder müssen Dekoration, Entertainment und Kinderbespaßung für ein Betriebs- oder Sommerfest organisiert werden?

Phase II: Veranstaltungsorganisation 

Vertragsplanung, -ausarbeitung und -abschluss

Abschließen der Verträge mit der Veranstaltungslocation und allen Zusatzbuchungen für das zu organisierende Firmenevent.

Teilnehmer einladen, informieren und erinnern

Teilnehmermanagement mittels Teilnehmerlisten, Telefon, E-Mails, Remindern oder auch einer eigenen Firmenevent-Website auf Basis von Guest Management-Tools.

Regelmäßige Updates und Abstimmungen zum Stand der Veranstaltungsplanung

In der Regel wöchentliche Abstimmung zum laufenden Stand der Veranstaltungsplanung (z.B. bezüglich Messestandbau, Catering, Rahmenprogramm, etc.) und Update zum Teilnehmerstand und Budget Ihrer Tagung, Konferenz, Ausstellung, Messe oder Ihres Betriebsfests (Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Gala-Abend).

Organisation und Buchung der Reisen

Planung und Buchung der An- und Abreisen der einzelnen Teilnehmer Ihrer Firmenveranstaltung (z.B. eines Kongresses, einer Konferenz, Tagung oder Messe) sowie der benötigten Shuttle-Transfers vor Ort.

Phase III: Veranstaltungsdurchführung und Begleitung vor Ort 

Veranstaltungsdurchführung und Begleitung Ihres Firmenevents vor Ort

Als verantwortliche Eventmanagerin bin ich auch die direkte Ansprechpartnerin für alle Kunden, Teilnehmer und Dienstleister vor Ort. Dabei übernehme ich selbstverständlich die Begleitung bei externen Rahmenprogrammen Ihrer Firmenveranstaltung (inklusive Rechnungsprüfung und Begleitung des Rück-Transfers zur Eventlocation oder des Hotels).

Phase IV: Nachbetreuung und Abrechnung 

Nachbetreuung und Auswertung

Nachbetreuung, Evaluierung und Auswertung Ihres erfolgreich organisierten und durchgeführten Firmenevents.

Budget und Abrechnung

Rechnungsprüfung aller von an Ihrer Firmenveranstaltung beteiligten Dienstleistern an Sie gerichteten Rechnungen (z.B. Messestandbauer, Catering für Konferenzen, Location etc.) sowie Finalisierung der Budgetübersicht.

Als professionelle Eventmanagerin plane und organisiere ich Ihre Messe, Konferenz, Tagung oder Ihren Kongress ganz nach Ihren Zielen und Wünschen!

Bei der Konzeption, Planung und Organisation Ihrer Firmenveranstaltung richte ich mich ganz nach Ihren Zielen, Wünschen und Bedürfnissen – von München aus in Bayern, Deutschland und international weltweit! Dabei unterstütze ich auch Event-Agenturen in allen Phasen der Veranstaltungsplanung, Eventorganisation und Teilnehmerbetreuung entweder nur punktuell oder auch persönlich direkt vor Ort.

AG-Events-Eventmanagerin-Annett-Geselle

Firmenevents und Unternehmens­veranstaltungen

Planung, Organisation und Management von Tagungen, Konferenzen, Symposien, Hauptversammlungen, Kongressen, (virtuelle) Messen, Ausstellungen, Betriebsfesten, Sommer- und Weihnachtsfeiern.

AG-Events-Eventmanagerin-Annett-Geselle-Schulungen

Schulungen, Webinare, Workshops und Fortbildungen

Komplette Projektleitung für die Konzeption und Durchführung von Weiterbildungen. Auch Compliance-gerechte FSA- und CME-relevante Fortbildungen für Ärzte, Apotheker, PTAs und den Pharma-Bereich.

AG-Events-Eventmanagerin-Annett-Geselle-TeamBuilding

Team-Buildings, Mitarbeiter-Events und Incentives

Full-Service-Eventplanung von Team-Buildings, Mitarbeiter-Events und Incentives – mit dem Ziel der nachhaltigen Steigerung der Mitarbeiterbindung, der Leistungsmotivation und/oder des Teamgeistes.

AG-Events-Eventmanagerin-Annett-Geselle-Weddingplaner

Hochzeitsplanung und Familienfeste

Kompetente und detailverliebte Planung festlicher Privatfeiern, aufwendiger Familienfeiern und großer Geburtstags-Jubiläen – inklusive Gästebetreuung und Vor-Ort-Koordination externer Dienstleister und Lieferanten.