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Planung, Konzeption und Organisation von Firmenevents & Firmenveranstaltungen

Full-Service-Eventmanagerin für die Planung von Tagungen, Konferenzen, Kongressen, Messen & Betriebsfesten

Die Planung und Organisation Ihrer Firmenveranstaltung hängt maßgeblich von der Art des Events ab. Denn Kundenveranstaltungen benötigen einen anderen Rahmen als Mitarbeiterveranstaltungen. Und Wissens- sowie Informations-getriebene Firmenevents wie Tagungen, Kongresse und Konferenzen müssen anders geplant und organisiert werden als Betriebsfeste und Firmenfeiern, auf denen der Spaß und das Miteinander im Vordergrund stehen.

Um die anstrengende Arbeitsatmosphäre von Tagungen, Konferenzen, Messen und Kongressen für den Gast so angenehm wie möglich zu gestalten, stehen hier besonders die Rahmenbedingungen im Fokus: Eine stressfreie An- und Abreise der Teilnehmer*innen, eine Location-nahe Unterbringung und gegebenenfalls ein entspannendes Rahmenprogramm, das den Austausch innerhalb der Gruppe fördert. So stellen Sie sicher, dass Sie die Teilnehmer*innen nicht „unterwegs verlieren“ und damit die Ziele Ihrer geplanten Firmenveranstaltung auch optimal erreichen!

Ablauf und Aufgaben bei der Veranstaltungs­planung und Organisation Ihres Firmenevents

Phase I: Veranstaltungsplanung 

Schritt 1:
Briefing seitens des Kunden bzw. der beauftragenden Agentur

Wann soll welche Firmenveranstaltungsart wo und für wie viele Personen geplant und organisiert werden? Welches Ziel soll mit dieser Veranstaltung erreicht werden?

Schritt 2:
Recherche nach geeigneten Locations für das geplante Firmenevent (z.B. Tagungshotels und Veranstaltungslocations)

Erstellung einer Präsentation von mindestens drei verschiedenen Eventlocations (z.B. Entfernung, Kosten, Erreichbarkeit, Ausstattung), aus denen Sie dann frei wählen können.

Schritt 3:
Planung optionaler Zusatzbuchungen und Rahmenprogramme

Werden zusätzliche Services und Dienstleistungen benötigt, wie z.B. Catering, Teambuilding-Maßnahmen oder ein Abendessen in einem gehobenen Ambiente? Oder müssen Dekoration, Entertainment und Kinderbespaßung für ein Betriebs- oder Sommerfest organisiert werden?

Phase II: Veranstaltungsorganisation 

Schritt 4
Vertragsplanung, -ausarbeitung und -abschluss

Abschließen der Verträge mit der Veranstaltungslocation und allen Zusatzbuchungen für das zu organisierende Firmenevent.

Schritt 5:
Teilnehmer*innen einladen, informieren und erinnern

Teilnehmermanagement mittels Teilnehmerlisten, Telefon, E-Mails, Remindern oder auch einer eigenen Firmenevent-Website auf Basis von Guest Management-Tools.

Schritt 6:
Regelmäßige Updates und Abstimmungen zum Stand der Veranstaltungsplanung

In der Regel wöchentliche Abstimmung zum laufenden Stand der Veranstaltungsplanung (z.B. bezüglich Messestandbau, Catering, Rahmenprogramm, etc.) und Update zum Teilnehmerstand und Budget Ihrer Veranstaltung.

Schritt 7:
Organisation und Buchung der Reisen

Planung und Buchung der An- und Abreisen der einzelnen Teilnehmer*innen Ihrer Firmenveranstaltung (z.B. eines Kongresses, einer Konferenz, Tagung oder Messe) sowie der benötigten Shuttle-Transfers vor Ort.

Phase III: Veranstaltungsdurchführung und Begleitung vor Ort 

Schritt 8:
Veranstaltungsdurchführung und Begleitung Ihres Firmenevents vor Ort

Als verantwortliche Eventmanagerin bin ich auch die direkte Ansprechpartnerin für alle Kunden, Teilnehmer*innen und Dienstleister*innen vor Ort. Dabei übernehme ich selbstverständlich die Begleitung bei externen Rahmenprogrammen Ihrer Firmenveranstaltung (inklusive Rechnungsprüfung und Begleitung des Rück-Transfers zur Eventlocation oder des Hotels).

Phase IV: Nachbetreuung und Abrechnung 

Schritt 9:
Nachbetreuung und Auswertung

Nachbetreuung, Evaluierung und Auswertung Ihres erfolgreich organisierten und durchgeführten Firmenevents.

Schritt 10:
Budget und Abrechnung

Rechnungsprüfung aller von an Ihrer Firmenveranstaltung beteiligten Dienstleistern an Sie gerichteten Rechnungen (z.B. Messestandbauer, Catering für Konferenzen, Location etc.) sowie Finalisierung der Budgetübersicht.

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